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FAQ – Häufig gestellte Fragen

Allgemein

Welche E-Mail Programme werden unterstützt?

Aktuell unterstützen wir für REDmail und REDplus Microsoft Outlook ab Version 2007 (32 Bit Versionen), Thunderbird ab Version 3 und Lotus Notes ab Version 8. Weiterhin noch BlackBerry ab Firmware 4.5 oder höher, iOS (iPhone und iPad) und Android basierende Geräte. Für Mac OS und Linux stehen ebenfalls Clients zur Verfügung, welche eigenständig als SMTP client senden können.

Was sind die Vorteile von REDmail gegenüber der klassischen PKI (PGP, S/MIME etc.)?

REDmail ist ein alternatives Verfahren und arbeitet nicht wie PGP und andere PKI-Verfahren.

Die Vorteile sind:

  • REDmail ist deutlich einfacher in der Bedienung
  • REDmail generiert eine Empfangsbestätigung
  • die Transaktionen sind jederzeit nachvollziehbar (Historie)
  • um jemandem eine vertrauliche E-Mail zu senden, muss nur die E-Mail Adresse bekannt sein
  • es müssen keine Sperrlisten und Zertifikatsserver verwaltet werden
  • im Portal können Stellvertreter angegeben und jederzeit wieder entfernt werden. Damit kann ein Nutzer auch während seiner Abwesenheit seine wichtigen E-Mails kontrolliert bearbeiten lassen
  • Sammelaccounts können über Stellvertreter im Team verarbeitet werden

Muss der Anwender unbedingt Software installieren?

Nein, es ist allerdings der sichere und komfortable Weg, um REDmail zu nutzen. Als Alternative können REDmails auch direkt im Portal erstellt und versendet sowie REDmail-Dateien geöffnet werden. Dies erfolgt auf dem Sicherheitsniveau von Online-Banking.

Kann ich RED auch mit dem Mac benutzen?

Wir bieten für die Nutzung unter alternativen Betriebssystemen (auch Linux) ebenso eine Lösung an. Kontaktieren Sie hierfür gerne unseren Service.

Gibt es eine Handy-App?

Wir bieten für die üblichen Handys wie Android, Apple iOS, Blackberry usw. auch eine App im jeweiligen Store an.

Wie melde ich mich für RED an?

Die Nutzung des RED-Services ist nur in Verbindung mit einer Registrierung mit vollständigen und korrekten Angaben möglich. Anonyme oder auf falschen Daten beruhende Registrierungen werden nicht freigeschaltet, um einem Missbrauch unseres Dienstes vorzubeugen.

Nach erfolgter Registrierung erhalten Sie Zugang zum RED-Portal, wo Sie sich die RED-Software kostenlos herunterladen und auf Ihrem PC oder Laptop installieren können. Ein Assistent führt Sie durch die Installation.

Sie erhalten per E-Mail Ihr Passwort zugesandt. Das Passwort gilt als Nutzerlizenz.

Mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort bzw. Ihrer Nutzerlizenz können Sie sich anschließend einloggen, den RED-Service vollständig testen oder gleich echte Briefe auf den Postweg bringen (kostenpflichtiger Service, siehe jeweilige Preisliste für Privat- oder Geschäftskunden).

Bedienung

Kann ich die E-Mails zur Registrierungs- oder Empfangsbestätigung ausschalten?

Ja, im Portal finden Sie diese Optionen unter "Transaktionen" / "Transaktions-Einstellungen".

Ich habe mehrere E-Mail Adressen. Kann RED damit umgehen?

Ja. Jeder RED Account unterstützt bis zu fünf Adressen. Der Nutzer kann seine E-Mail Adressen ins RED Portal eingeben. Danach muss er jede neu vereinbarte Adresse einfach durch Klicken eines Links in einer E-Mail bestätigen.

Kann ich einen RED Account auch mit mehreren Personen nutzen?

Ja, aber bedenken Sie, dass dann jeder die Nachrichten lesen kann. Zur Einrichtung geben Sie im Portal alle gewünschten E-Mail Adressen zu diesem Account ein. In den Einstellungen der lokalen REDmail Software kann dann jeder Benutzer eine individuelle Adresse angeben, an welche die Registrierungs- und Empfangsbenachrichtigungen gesendet werden. So bekommt jeder nur die Nachrichten zu RED Transaktionen die er gestartet hat.

Ich habe mein RED Kennwort vergessen!

Kein Problem. Klicken Sie hierfür auf der Login-Seite einfach auf den "Passwort vergessen?"-Link und erstellen Sie sich ein neues Passwort.

Was ist der beste Weg, damit ein Empfänger REDmail erstmalig nutzen kann?

Am besten laden Sie den Empfänger einmalig ein. Rein lesende Nutzer sind immer kostenfrei. Sie können über das RED-Portal oder direkt aus dem RED Add-In heraus Einladungen verschicken. Geben Sie die erforderlichen Informationen ein und drücken Sie auf "Einladungsmail versenden". Die eingeladene Person erhält Ihre Einladungs-E-Mail in ihr Postfach.

Kann man REDmail Nachrichten auch anders als per E-Mail übermitteln?

Ja. Sie können eine REDmail Datei online im RED-Portal oder mittels installierter Software erstellen, ohne sie per E-Mail zu verschicken. Stattdessen können Sie die REDmail Datei z. B. mittels USB-Stick, CD-ROM oder anderen Medien transportieren. Nur der gewünschte Empfänger ist in der Lage, diese Datei zu öffnen.

Sicherheit

Ist REDmail sicherer als eine normale E-Mail?

Ja, denn der Inhalt einer REDmail ist stark verschlüsselt und kann von niemandem gelesen werden, der nicht autorisiert ist.

Sichert REDmail eine E-Mail Ende-zu-Ende?

Ja, das REDmail-Verfahren sichert den gesamten Weg vom Ort des Enstehens einer E-Mail bis zum Ort des Öffnens. Dies gewährleistet maximale Sicherheit.

Kann es vorkommen, dass der Empfänger die REDmail-Datei öffnet, ohne dass der Sender es erfährt?

Nein, denn zum Öffnen wird der passende Schlüssel benötigt. Wenn dieser Schlüssel abgeholt wird, wird der Empfang automatisch per E-Mail bestätigt und ist im Transaktionsregister dokumentiert.

Was passiert, wenn jemand das REDmail Verfahren und die Technologie kennt?

Nichts, denn REDmail ist auch dann sicher, wenn jemand alle Vorgänge und Funktionen von REDmail im Detail kennt. Das mehrstufige REDmail-Verfahren und das Zusammenspiel zwischen Nutzer, Provider und Clearing-Stelle gewährleisten dies.

Was passiert, wenn meine Aktivierungs-E-Mail abgefangen wird?

Wenn Sie die Konto-Aktivierung ohne SMS gewählt haben, dann sollten Sie das Passwort unmittelbar nach der Aktivierung im Portal ändern. Um sicher zu sein, wählen Sie besser die Aktivierung per SMS. In diesem Fall hat eine abgefangene Aktivierungs-E-Mail keine negativen Konsequenzen.

Was passiert, falls eine an mich adressierte REDmail abgefangen wird?

Jede REDmail-Datei (Anhang an der REDmail E-Mail) hat eine oder mehrere Empfängeradressen. Nur die definierten Empfänger der REDmail sind dazu in der Lage, den Inhalt der Nachricht entschlüsseln zu lassen.

Wie kann ich verhindern, dass jemand meine REDmails an meinem Computer liest?

Bitte öffnen Sie den REDmail Konfigurationsdialog in der REDmail Software und wählen dort den „Programm“ Reiter. Geben Sie jetzt ein Passwort zum Schutz des Programmes im Feld „Programm mit Passwort sichern“ ein. Bitte wählen Sie ein entsprechend sicheres Passwort. Sie müssen dieses nun bei jeder Nutzung von REDmail eingeben. So sichern Sie den Zugriff durch Personen, welche möglicherweise Zugang zu Ihrem Rechner haben.

Administration

Muss ich die Software auf jedem Client installieren?

Nein. Sie können unseren Dienst auch direkt vom RED-Portal aus nutzen.

Kann ich den REDmail-Client auch per Softwareverteilung installieren?

Ja. Bitte kontaktieren Sie Ihren REDmail-Provider. Er kann Ihnen die notwendigen Dateien und ein Dokument mit genaueren Hinweisen zukommen lassen.

Muss ich etwas ändern beim MS Exchange Server?

Nein. REDmail integriert sich in die lokale MS Outlook Installation. Sie müssen keine Änderungen an den MS Exchange Settings vornehmen, um REDmail zu nutzen.

Wo werden die individuellen Einstellungen gespeichert?

Der REDmail Client und das MS Outlook Add-In speichern ihre Einstellungen in einer lokalen INI-Datei, welche sich im folgenden Verzeichnis befindet: %USERPROFILE%\Application Data. Jeder Nutzer hat seine eigene INI-Datei als Teil seiner Profildaten.

Einige Nutzer haben einen zusätzlichen Laptop. Wie mache ich das?

Der RED Client kann zusätzlich auch auf anderen Rechnern des Anwenders installiert werden. Wenn der Nutzer authentifiziert ist, kann er seine Identitäts-Datei mit seinem Freischaltcode zusätzlich auch für seinen Laptop online anfordern.

Wir verwenden Proxy-Server für unseren Internet-Zugang. Ist das ein Problem für RED?

Nein. Die RED Software verwendet die Einstellungen des lokalen MS Internet-Explorer. Wenn der MS Internet-Explorer eine Verbindung zu einer SSL-verschlüsselten Seite aufbauen kann (wie z.B. xing.com), dann funktioniert bei Ihnen auch RED.

Wir archivieren E-Mail manuell. Können wir REDmails in unverschlüsselter Form archivieren?

Ja. Das RED Add-In bietet Ihnen die Möglichkeit, eine REDmail zurück zu konvertieren. Mit zwei Klicks wandelt der Nutzer eine E-Mail um, worauf sie in unverschlüsselter Form archiviert werden kann.

Wir archivieren E-Mail per Gateway. Was heißt das für REDmails?

Da REDmail Ende-zu-Ende verschlüsselt, wird Ihre Archivierungslösung die verschlüsselten Inhalte ein- und ausgehender REDmails speichern. Autorisierte Nutzer können eine archivierte REDmail aber jederzeit über den RED Service entschlüsseln. Der RED Clearing-Service speichert Schlüssel entsprechend gesetzlicher Vorgaben, zumindest jedoch für 15 Jahre. Wird ein RED Account aufgelöst, z.B. weil ein Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat, kann ein autorisierter Nutzer auch später einen solchen Account reaktivieren und die entsprechende REDmail öffnen.

Wie können wir REDmail gegen Viren und Spam prüfen?

Es ist sehr unwahrscheinlich, dass Spam per REDmail versandt wird, denn der RED Service ist mit Kosten verbunden und der Sender kann zurückverfolgt werden. Viren wiederum können nach der Entschlüsselung des Inhalts der REDmail Datei erkannt werden. Der RED Client speichert jede Datei in einem temporären Ordner, bevor sie geöffnet wird. Falls eine Organisation zentral gegen Viren prüft, konfiguriert der Administrator RED einfach so, dass ein zentrales Temp-Verzeichnis verwendet wird, auf dem die Virenprüfung erfolgen kann. Weiterhin kann ein lokal installierter Virenscanner die Dateien prüfen, so wie jede andere Datei auch.

REDpost

Was ist REDpost?

REDpost ist der schnelle elektronische Briefservice. REDpost ermöglicht es Ihnen, am Computer erstellte Briefe und Dokumente (z.B. Word, Excel oder andere Windows-Anwendungen) direkt per Internet - in wenigen Sekunden sicher und verschlüsselt - an das RED-Druckzentrum zu versenden. Dort werden die digitalen Dokumente zu fertigen Briefsendungen wie folgt maschinell und voll automatisiert verarbeitet: Laserdruck (s/w od. Farbe), Falzen, Kuvertieren und Übergabe der Briefe zur Postzustellung.

Gibt es Mindestmengen oder Grundgebühren?

Nein, denn durch Einsatz von Standardmaterialien (Papier und Briefhüllen) können Sie mit REDpost beliebig viele Briefe schreiben, wann immer Sie wollen, ohne Mindestumsatz und ohne Grundgebühr - egal ob einen Brief am Tag oder 10.000 im Monat.

Kann ich auch Serienbriefe verschicken?

Ja. Entweder legen Sie den Serienbrief bereits direkt in Word als solchen an, oder Sie können die zu druckenden Briefe ganz einfach nachträglich in der REDpost Software auf die jeweiligen Einzelbriefe aufteilen.

Welche Kosten entstehen bei Nutzung von REDpost?

Bei REDpost bezahlen Sie nur die Briefe, die Sie als Druck- und Versandauftrag tatsächlich mit der RED-Software übermittelt haben. Abgerechnet wird nach Preisliste der Tarifgruppe "Geschäftskunden" oder "Privatkunden". Diese Preise beinhalten bereits alle Leistungen für den gesamten Prozess einer Briefproduktion (vom Druck bis zum Versand) inklusive Standardeinsatzmaterialien, Datenkonvertierung, Onlinekontoführung, Rechnungslegung sowie auch Software-Updates. Für Geschäftskunden ist der Erwerb einer Server-Lizenz optional möglich.

REDpost ist ohne Mindestvolumen an Briefen nutzbar. Es entstehen keine versteckten Zusatzkosten, keine Mindestmengen und es fallen auch keine Grundgebühren an. Mit REDpost haben Sie jederzeit Ihre Briefkosten übersichtlich und fest im Griff.

Wie wird bezahlt?

Die Zahlung erfolgt grundsätzlich per Aufladung Ihres Guthabens. Wir bieten Ihnen folgende Möglichkeiten:

  1. per PayPal - der einfache, schnelle und sichere Online-Zahlungsservice*
  2. im Prepaid-Verfahren mit Kreditkarte (z. B. Visa-Card, Mastercard)*
  3. oder ganz bequem per Lastschriftverfahren**

Um REDpost zu nutzen, benötigen Sie entweder:

  1. ein PayPal-Konto,
  2. eine gültige Kreditkarte, oder
  3. Sie erteilen uns eine Einzugsermächtigung

Das aufgeladene Guthaben ist für den Kunden im passwortgeschützten Kundenbereich einsehbar. Die monatliche Abrechnung im RED-Portal zeigt Ihnen alle sendungsrelevanten Daten in Listenform. Jeder Brief lässt sich mit Inhaltsangaben und den Versanddaten lückenlos nachverfolgen.

Welche technischen Voraussetzungen muss ich beachten?

Der Einsatz der REDpost-Software (virtueller Drucker) ist ab Microsoft Windows XP, 2000 oder Windows-Server (Sammelserver) möglich.
Für die Übertragung Ihrer Dokumente an uns benötigen Sie lediglich einen Internetanschluss. Im Hinblick auf die Datenmengen und die Übertragungsgeschwindigkeit empfehlen wir eine DSL-Verbindung.

Beim Installieren des Treibers erhalte ich eine Meldung, dass der Windows-Logo-Test nicht bestanden wurde: Was ist zu tun?

Das bedeutet, dass der Treiber nicht von Microsoft zertifiziert ist. Viele Hersteller übergehen aus Zeit- und Kostengründen die Zertifizierung. Daher muss jede neue Treiberversion erneut überprüft werden. Handelt es sich beim Hersteller der Hardware um eine Ihnen bekannte, vertrauenswürdige Firma, können Sie die Meldung ignorieren, weil deren interne Qualitätsprüfung dafür sorgt, dass die neue Software keine negativen Auswirkungen auf Ihren PC hat. Klicken Sie einfach auf "Installation fortsetzen".

Bei der Eingabe der Seriennummer erhalten Sie eine Fehlermeldung: Woran könnte es liegen?

Achten Sie bitte bei der Eingabe der Seriennummer darauf, dass Sie keine Leerzeichen oder andere zusätzliche Zeichen eingeben. Wenn Sie Ihre Seriennummer kopieren und einfügen, achten Sie bitte ebenfalls darauf, keine Leerzeichen zu kopieren.

Wie wird sichergestellt, dass die Daten nicht in falsche Hände gelangen, verloren gehen oder manipuliert werden?

Sicherheit ist das oberste Gebot bei RED. Deshalb werden Ihre Dokumente nach dem Versand über REDpost automatisch 'gepackt', verschlüsselt und per FTP an das Briefproduktionszentrum gesendet. In einem Dialogfenster können Sie den Übertragungsstatus überwachen.

Durch die gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung sind Ihre Briefdaten für Dritte nicht zugänglich. Das gilt auch für den automatisierten Prozess der Briefproduktion. RED-Mitarbeiter unterliegen darüber hinaus den strengen Vorschriften des Datenschutzgesetzes sowie des Post- und Fernmeldegeheimnisses (s. Datenschutz/Datensicherheit).

Wie erstellt man mit REDpost ein Dokument?

Sie können Ihren Brief entweder aus dem Vorlagenmanager oder aus Ihrer Windows-Anwendung heraus erstellen.

Öffnen Sie den Vorlagenmanager über das Windows-Menü:

Start > Programme > REDpost > Vorlagenmanager

Die Vorlagen sind bereits so gestaltet, dass die Adresse richtig positioniert ist.

Selbstverständlich können Sie Ihr Dokument (z. B. Ihren Brief oder Ihre Rechnung) auch aus jeder Windows-Anwendung heraus erstellen.

Achten Sie bitte darauf, dass das Textfeld Ihrer Absenderadresse bei 5,0 cm vom oberen Rand und bei 5,3 cm endet. Die Empfängeradresse beginnt bei 6,9 cm vom oberen Rand und endet bei 9 cm vom oberen Rand. Sowohl das Absenderfeld wie das Empfängeradressfeld beginnen bei 2,5 cm vom linken Rand.

Wie lassen sich Unterschriften einfügen?

Für Geschäftsbriefe usw. setzen Sie Ihre eingescannte Unterschrift einfach in das Dokument ein. Rechnungen sind in der Regel auch ohne Unterschrift rechtsgültig.

Welche Materialien kommen zum Einsatz?

Ihre Briefe werden mit modernen Laserdruckern auf weißem Standardpapier (75 g/qm) gedruckt, gefalzt, kuvertiert und als fertige Sendungen in neutralen, weißen Fensterhüllen ausgeliefert.

Können auch kundenspezifische Materialien eingesetzt werden?

Für Geschäftskunden mit einem hohen Briefaufkommen bieten wir nach Vereinbarung - und mit einer geringen Aufwandspauschale zur Maschineneinrichtung - die Vorratseinhaltung bzw. den Einsatz von Kundeneinsatzmaterialien (Geschäftspapier, Formulare, Hüllen, Beilagen). Voraussetzung hierfür sind Regelproduktionen oder Massenversendungen. Werden spezifische Einsatzmaterialien vom Kunden zur Verfügung gestellt, müssen diese vor Produktionsbeginn auf eine maschinelle Verarbeitbarkeit getestet werden (je Materialsorte mind. 100 Testmuster). Ihre Materialien müssen pro Auftrag inklusive einer Produktionsreserve von 8 – 10 Prozent für mögliche Nachdrucke rechtzeitig vor Produktionsbeginn angeliefert werden.

Bei hochvolumigen Aussendungen bieten wir auf Anfrage auch kundenspezifische Einsatzmaterialien an.

Lassen sich auch Anlagen beifügen?

Ja. Möglich sind elektronische Beilagen im DIN A4-Format. Bei größerem Umfang empfiehlt sich der zweiseitige Duplex-Laserdruck (Vorder- und Rückseite). Beilagen, die Ihnen nur in Papierform vorliegen, können eingescannt oder - ab 500 Sendungen - vom Kunden im Endformat (vorgefalzt, geheftet, mit geschlossener Kante) angeliefert und maschinell permanent oder selektiv zugeführt werden. Bitte beachten Sie, dass Beilagen grundsätzlich maschinenfähig sein müssen. Vor einer Erstproduktion empfehlen wir einen Beilagentest. Auf Anfrage übersenden wir Ihnen gern unser technisches Merkblatt "Beilagenspezifikationen".

Werden die Briefe frankiert? Was heißt DV-Freimachung?

Wenn nicht gesondert vereinbart, werden Ihre Briefsendungen per DV-Freimachung an die Deutsche Post AG zur Postauflieferung (d.h. zur Zustellung) übergeben. Unser zertifiziertes DV-Freimachungsverfahren erzeugt elektronisch freigemachte Dokumente. Alle postalischen Anforderungen, wie z. B. Sortierung, Portoermittlung und Freimachung, werden mit REDpost automatisiert abgearbeitet. Je nach Bedarf generiert die Software Markierungen (s.g. Kuvertiersteuerzeichen), um die eingesetzten Kuvertieranlagen und die Beilagenzuführung zu steuern.

Kann ich auch per FTP / SFTP einliefern?

Ja, die Einlieferung per FTP und SFTP ist grundsätzlich möglich. Hierfür haben wir eine Einlieferungsschnittstelle definiert, die wir Ihnen gern zusenden.

Kann ich auch per E-Mail einliefern?

Ja, auch per E-Mail ist eine Einlieferung möglich. Wir senden Ihnen hierzu gerne die nötigen Informationen zu.

Wie lange braucht der Brief bis zum Empfänger?

In den RED-Produktionszentren werden die elektronischen Dokumente / Texte innerhalb kurzer Zeit zu Briefen verarbeitet und postaufgeliefert. Abhängig vom Eintreffen Ihrer Daten (bis spätestens 15:30 Uhr) ist Ihr Brief in der Regel am nächsten Tag beim Empfänger (E+1).

Was genau ist Hybrid-Mail, Hybrid-Post & Co.?

Hybrid-Mail oder in Deutschland auch Hybrid-Post genannt ist eine erweiterte Form unseres REDpost-Service, der es ermöglicht, die Briefsendungen direkt an ein Druckzentrum in der Nähe des Empfängers zu senden (z. B. von Berlin in die Schweiz oder von Paris nach Delhi). Mit REDpost erreichen die Briefe durch das "vernetzte Drucken" noch schneller ihren Empfänger, denn die Briefpost wird nicht wie bislang hunderte Kilometer per LKW, Bahn oder Flugzeug über weite Wege und lange Zeitstrecken transportiert. Unsere Technologie spart Zeit, Geld und schont die Umwelt.

Letzte Aktualisierung: 28.12.2015

Informieren Sie sich auch über die REDplus-Erweiterung und die damit verbundene Möglichkeit, die beiden Kommunikationswege Post und E-Mail zu verbinden.